ACCIÓN DE INCONSTITUCIONALIDAD 93/2021. INSTITUTO NACIONAL DE TRANSPARENCIA, ACCESO A LA INFORMACIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES. 28 DE ABRIL DE 2022. PONENTE: JAVIER LAYNEZ POTISEK. SECRETARIA: GABRIELA GUADALUPE FLORES DE QUEVEDO.

70. Como se ve, en la ley marco el grupo interdisciplinario no forma parte del sistema institucional que debe implementar cada sujeto obligado, mientras que en la ley local sí.

71. Se considera que la diferencia advertida efectivamente trasciende a la finalidad pretendida por el Poder Reformador de la Constitución y por el legislador federal, pues si conforme a lo resuelto por este Pleno, la conformación del aludido grupo interdisciplinario trasciende a la homologación pretendida, con mayor razón su disposición dentro del sistema institucional de cada sujeto obligado.

72. Además, porque atendiendo a las funciones atribuidas en la ley general a los integrantes del sistema institucional, esto es, al área coordinadora y a las áreas operativas, en comparación con aquellas designadas al grupo interdisciplinario, es claro que no existe razón alguna para que forme parte del aludido sistema.

73. En efecto, en términos del artículo 27 de la Ley General de Archivos, el área coordinadora que forma parte del sistema institucional de los sujetos obligados debe promover que las áreas operativas lleven a cabo las acciones de gestión documental y administración de los archivos de manera conjunta con las unidades administrativas o áreas competentes de cada sujeto obligado, razón por la que su titular debe tener al menos nivel de director general o su equivalente dentro de la estructura orgánica del propio sujeto, debiendo dedicarse específicamente a las funciones establecidas en dicho ordenamiento y en la ley de la entidad federativa en la materia.

74. De acuerdo con el diverso 28 del propio ordenamiento, el área coordinadora de archivos es la encargada de elaborar, con la colaboración de los responsables de los archivos de trámite, de concentración y en su caso histórico, los instrumentos de control archivístico, así como la normativa que derive de ellos; elaborar criterios específicos y recomendaciones en materia de organización y conservación de archivos, cuando la especialidad del sujeto obligado así lo requiera; elaborar y someter a consideración del ente competente, el programa anual; coordinar los procesos de valoración y disposición documental que realicen las áreas operativas, así como las actividades destinadas a la modernización y automatización de los procesos archivísticos y a la gestión de documentos electrónicos de las áreas operativas; elaborar programas de capacitación en gestión documental y administración de archivos; autorizar la transferencia de archivos cuando un área o unidad del sujeto obligado sea fusionada, escindida, extinta o cambie de adscripción, entre otras.

75. Esto es, el área coordinadora de archivos tiene, como su denominación lo indica, funciones de coordinación, de elaboración de planes, programas, recomendaciones y demás aspectos generales propios de la materia de archivos dentro de los sujetos obligados.

76. Por su parte, las áreas operativas, como también su denominación lo indica, son las encargadas de ejecutar u operar esos programas y disposiciones, así como aquellos que implementen los Consejos Nacional y Local.

77. Efectivamente, en términos de los artículos 29 a 37 de la ley marco comentada, las áreas operativas de correspondencia son responsables de la recepción, registro, seguimiento y despacho de la documentación para la integración de los expedientes de los archivos de trámite. El área de archivos de trámite es la encargada de integrar y organizar los expedientes que cada área o unidad produzca, use y reciba, asegurar la localización y consulta de los expedientes mediante la elaboración de los inventarios documentales, resguardar los archivos y la información que haya sido clasificada de acuerdo con la legislación en materia de transparencia y acceso a la información pública, en tanto conserve tal carácter, colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los instrumentos de control archivístico, entre otras.

78. Por su parte, el área de archivo de concentración debe asegurar y describir los fondos bajo su resguardo, así como la consulta de los expedientes, recibir las transferencias primarias y brindar servicios de préstamo y consulta a las unidades o áreas administrativas productoras de la documentación que resguarda, conservar los expedientes hasta cumplir su vigencia documental de acuerdo con lo establecido en el catálogo de disposición documental y colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los instrumentos de control archivístico, entre otras.

79. Finalmente, el área de archivos históricos y documentos que, en su caso, implemente el sujeto obligado es la encargada de recibir las transferencias secundarias y organizar y conservar los expedientes bajo su resguardo, brindar servicios de préstamo y consulta al público, así como difundir el patrimonio documental, implementar políticas y estrategias de preservación que permitan conservar los documentos históricos y aplicar los mecanismos y las herramientas que proporcionan las tecnologías de información para mantenerlos a disposición de los usuarios, etcétera.

80. Cabe destacar que, conforme a la ley marco, los responsables de las mencionadas áreas deben contar con los conocimientos, habilidades, competencias y experiencia acordes con su responsabilidad y, en caso de no ser así, los titulares de los sujetos obligados deben establecer las condiciones que permitan la capacitación de los responsables para el buen funcionamiento de los archivos.

81. Este aspecto es importante porque precisamente habla del aspecto institucional del sistema dentro del sujeto obligado, pues aquellos que lo conforman de acuerdo con la ley general, esto es, los responsables de las áreas coordinadora y operativas deben contar con conocimientos, habilidades, competencias y experiencia acorde a su responsabilidad, es más, en términos del artículo 27, párrafo segundo, antes comentado, el titular del área coordinadora de archivos debe tener al menos nivel de director general o su equivalente dentro de la estructura orgánica del sujeto obligado.

82. Todo ello es indicativo de la pretensión del legislador federal de que cada sujeto obligado implemente un sistema institucional de archivos que realice las tareas encomendadas de manera profesional, con una estructura y conocimientos acordes a la materia, esto es, que se institucionalice ese aspecto dentro del propio sujeto obligado.

83. Ahora, el título tercero De la valoración y conservación de los archivos, capítulo I De la valoración, de la Ley General de Archivos, contiene el artículo 50 que establece que en cada sujeto obligado debe existir un grupo interdisciplinario.

84. Dicho grupo es el equipo de profesionales de la misma institución, o sea, del propio sujeto obligado, que está integrado por los titulares de las áreas jurídica, de planeación y/o mejora continua, de coordinación de archivos, de tecnologías de la información, de la unidad de transparencia, del Órgano Interno de Control y de las áreas o unidades administrativas productoras de la documentación.

85. Dice el artículo 51 que el responsable del área coordinadora de archivos propiciará la integración y formalización del grupo interdisciplinario, convocará a las reuniones de trabajo y fungirá como moderador, razón por la que será el encargado de llevar el registro y seguimiento de los acuerdos y compromisos establecidos, conservando las constancias respectivas.

86. En términos del diverso 52 del ordenamiento consultado, el grupo interdisciplinario es el encargado de formular opiniones, referencias técnicas sobre valores documentales, pautas de comportamiento y recomendaciones sobre la disposición documental de las series documentales; sugerir que lo establecido en las fichas técnicas de valoración documental esté alineado a la operación funcional, misional y objetivos estratégicos del sujeto obligado; advertir que en las fichas técnicas de valoración documental se incluya y se respete el marco normativo que regula la gestión institucional; y recomendar que se realicen procesos de automatización en apego a lo establecido para la gestión documental y administración de archivos, entre otras.

87. Finalmente, el artículo 54 de la ley general dispone que para su funcionamiento el grupo interdisciplinario emitirá sus reglas de operación.

88. Lo expuesto evidencia que el legislador federal estableció que el sistema institucional del sujeto obligado está integrado por las áreas de coordinación y las operativas antes mencionadas las cuales tienen encomendado, en esencia, el desarrollo institucionalizado y profesional de la materia de archivos dentro del sujeto vinculado, el cual también debe implementar un grupo interdisciplinario conformado por los titulares de sus distintas áreas y al que se le encomienda la valoración y conservación de manera específica de los archivos.

89. En este contexto, mientras las áreas que conforman el sistema institucional son las encargadas de establecer los aspectos generales del archivo del sujeto obligado, el grupo interdisciplinario es el ente encargado de valorar y conservar los documentos específicos que conforman ese archivo.

90. Lo expuesto es suficiente para concluir que el hecho de que en el artículo 21, fracción III, el legislador local haya establecido al grupo interdisciplinario como parte del sistema institucional del sujeto obligado trastoca su finalidad y el funcionamiento del propio sistema.

91. Se afirma lo anterior, porque la intención del legislador federal fue que cada sujeto obligado implemente un sistema institucional que profesionalice y, como su denominación lo indica, institucionalice la materia de archivo dentro del propio sujeto vinculado, lo cual se logra a través de las áreas de coordinación y operativas antes identificadas a las que dotó de funciones de dirección, elaboración de planes y programas y demás aspectos generales que repercuten en el funcionamiento del propio sistema institucional, finalidad y atribuciones que no comparte el grupo interdisciplinario encargado, como ya se vio, de la valoración y conservación de los archivos específicos dentro del propio sujeto. 92. De ahí que asista razón al promovente, no sólo por lo resuelto conforme al precedente antes mencionado, esto es, que la integración y, por ende, la ubicación del grupo interdisciplinario dentro del sujeto obligado y su funcionamiento trascienden al sistema local de archivos, sino también porque las funciones que le encomendó el legislador federal no son acordes a la finalidad y atribuciones del sistema institucional que cada sujeto obligado debe implementar.

93. Máxime que las demás disposiciones que a nivel local regulan al grupo interdisciplinario son idénticas a las contenidas en la ley general. De ahí que no exista congruencia en cuanto a su integración al sistema institucional del sujeto obligado local.

94. En consecuencia, lo que se impone es declarar la invalidez del artículo 21, fracción III, de la Ley de Archivos del Estado de Tlaxcala.